Ny lag gällande e-fakturor 1 april

Den 1 april 2019 träder en ny lag gällande e-fakturor i kraft. Lagen gäller alla inköp till offentlig sektor som faktureras med e-faktura. Det här innebär att över 200 000 leverantörer kommer att påverkas. Men enligt en undersökning gjord av SCB väljer småföretag i Sverige andra alternativ.

Kravet för att skicka en e-faktura

Kravet på att skicka e-faktura gäller alla upphandlingar som påbörjas efter den 1 april 2019. Det är även viktigt att e-fakturorna följer den nya europeiska standard som etableras i Sverige under året 2018. PDF-fakturor eller inskannade pappersfakturor lever inte upp till lagkraven.

Skickar ditt företag e-fakturor?

I en undersökning utförd av SCB fann man att över 75 procent av småföretagen inte skickar e-fakturor i dag. I undersökningen visade det sig att många av företagen gör affärer med offentlig sektor. Man fann att var tredje företag med mindre än 50 anställda någon gång under de senaste 90 dagarna fakturerat offentlig sektor och bland dessa har var femte företag använt sig av e-faktura.

På DIGG, Myndigheten för digital förvaltning, kan du som småföretagare läsa mer om hur du säkerställer att du lever upp till kraven.

Läs även mer om lagen på Sveriges Riksdags hemsida

Kom ihåg att betala in momsen

Om du redovisar mervärdesskatt (moms) per månad eller kvartal är det dags att sammanställa den nu och redovisa till Skatteverket senast den 12 februari. Kom ihåg att en momsdeklaration måste alla aktiva företag göra även när det inte finns någon moms att deklarera för månaderna.  

Håll ordning på din bokföring

Se till att du har sparat fakturor och kvitton på alla varor och tjänster som köps in och lägg dessa i din bokföring.

Ingående moms är den moms som följer med de varor och tjänster som du köper in och den moms du själv fakturerar dina kunder bokförs som utgående moms. I de fall där den ingående momsen blir högre än den utgående kommer Skatteverket att betala tillbaka pengar till dig. Är den utgående momsen högre är det förstås du som ska betala in.

Om företaget ska få tillbaka moms

Skatteverket kontrollerar alltid först om pengarna som ska betalas tillbaka istället ska kvittas mot andra skatter innan de gör en utbetalning. Inom några dagar, eller möjligtvis en vecka kommer pengarna in på ditt skattekonto. Tar det längre tid är det troligtvis något som behöver granskas och i de fall Skatteverket behöver information från dig för detta kommer de att höra av sig. Du behöver alltså inte själv göra något.

Det är viktigt att betala i tid

Den moms som ska betalas in till Skatteverket måste finnas på ditt skattekonto senast den 12 februari. Tänk på att din bank kan behöva några dagar på sig för att göra överföringen så att du undviker straffavgifter.

Vill du läsa mer om momsreglerna finns det bra information på Skatteverkets webbplats

Så här fungerar personalliggaren

Den som driver en verksamhet inom restaurang-, frisör-, bygg- eller tvätteribranschen har enligt lag varit skyldig att föra personalliggare sen ett bra tag tillbaka. Nytt från och med den 1 juli 2018 är att detta utvidgades till att även gälla de som verkar inom service av motorfordon, kropps- och skönhetsvård och livsmedels- eller tobaksgrossist.

Vad innebär det att föra en personalliggare?

För den som ska föra personalliggare innebär det att du varje dag antecknar vilka som är verksamma i dina lokaler och när. Det är viktigt att den uppdateras dagligen och att den ligger på ett ställe som är tillgängligt i det fall där Skatteverket gör ett besök.

Reglerna som styr på vilket sätt du ska föra din personalliggare skiljer sig något åt mellan olika branscher, men innehåll och syfte är alltid detsamma. På skatteverkets hemsida kan du läsa vad som gäller för just din bransch.

Enligt lag måste du föra personalliggare om du bedriver verksamhet inom dessa branscher:

  • Restaurang
  • Tvätteri
  • Fordonsservice
  • Kropps- och skönhetsvård
  • Livsmedels- och tobaksgrossist
  • Bygg

Vad ska du anteckna i personalliggaren?

I dina anteckningar ska ditt företagsnamn och personnummer/organisationsnummer tydligt framgå.

Varje verksamhetsdag ska även detta finnas antecknat:

  • För- och efternamn samt personnummer för var och en som är verksam.
  • Vilka tider varje verksam persons arbetspass börjar och slutar. Tänk på att ett arbetspass är en sammanhängande period utan längre ledighet än normala pauser och matraster. Det innebär att en verksam alltså kan arbeta flera arbetspass under samma dag. Du ska anteckna arbetstiden i direkt samband med att den verksamma börjar och slutar.

Det är också viktigt att du för in personal som är oavlönad (t ex praktikanter eller släktingar) eller som du hyrt in från ett bemanningsföretag. Du ska däremot inte föra in till exempel en servicetekniker från ett annat företag som tillfälligt utför ett arbete hos dig.

Har du en enskild näringsverksamhet eller är företagsledare i fåmansföretag eller fåmanshandelsbolag? Då ska du skriva in dig själv och om din make/maka eller dina barn som är under 16 år är arbetar hos dig ska även de in i personalliggaren.

Ibland händer det att det en näringsidkare bedriver flera verksamheter i samma lokaler och där de andra verksamheterna inte har krav på personalliggare. Så kallad blandad verksamhet. Om den verksamhet som kräver personalliggare står för 25% eller mer ska alla som befinner sig i lokalen och utför någon form att verksamhet/arbete antecknas i personalliggaren.

Manuellt eller elektroniskt

Om du för personalliggaren manuellt måste anteckningarna göras i så kallad beständig skrift, det betyder att du måste skriva med en penna som inte går att sudda ut.

En personalliggare kan förstås också föras elektronisk. Kraven för att anteckna elektroniskt är samma som de manuella. I programmet du använder måste det tydligt framgå vem som gjort ändringarna och när. Det ska även vara möjligt att se bakåt i tiden i de fall Skatteverket vill göra det vid en kontroll.

Är inte du på plats kan du låta någon annan föra in uppgifterna i personalliggaren i ditt ställe men det är alltid du som är ansvarig för att det görs på rätt sätt.

Det händer att Skatteverket kommer på besök

Ibland gör Skatteverket besök hos din verksamhet eller byggarbetsplats för att kontrollera att de som arbetar för dig finns antecknade i personalliggaren. Då ska den finnas tillgänglig och är du inte själv på plats ska någon annan kunna visa upp den i ditt ställe.

Under besöker har Skatteverket rätt att kontrollera identiteten hos de som utför arbete i dina lokaler eller på byggarbetsplatsen. Har du inte fört personalliggare, om den inte är tillgänglig eller om den är felaktig, har Skatteverket rätt att ta ut en kontrollavgift

Kontrollavgiften är för närvarande 12 500 kronor plus 2 500 kronor för varje person som inte är upptagen i liggaren men som bedöms vara verksam i rörelsen. I de fall där byggherren inte anmält när byggverksamheten ska påbörjas , eller var den bedrivs, är kontrollavgiften är 25 000 kronor.

Det är Skatteverket som bedömer vilka som är verksamma hos dig, men du har alltid möjligheten att begära omprövning eller överklaga beslutet om kontrollavgift om du tycker att de gjort en felaktig bedömning.

Hur länge ska personalliggaren sparas?

Personalliggaren ska sparas i två år efter utgången av det kalenderår då ditt beskattningsår har gått ut. Beskattningsåret är oftast lika med kalenderår men kan även utgöras av ett räkenskapsår som inte sammanfaller med kalenderåret. Om du har brutet eller förlängt räkenskapsår kan det innebära att du måste spara liggaren längre än tre år efter att du gjort anteckningarna.

Dataskyddsförordningen, GDPR, berör alla

Det är viktigt att du som företagare har koll på vad den dataskyddsförordningen, GDPR, innebär för dig och ditt företag. Alla företag, oavsett storlek, tjänar på att ha ordning på de personuppgifter som företaget samlar in och koll på hur dessa hanteras. Framför allt för att dina anställda, kunder och leverantörer ska känna att de har förtroende för att deras uppgifter hanteras på ett ansvarsfullt sätt.

Vilka personuppgifter samlar du in

Oavsett vilken form av företag du driver så kommer du i kontakt med personuppgifter på olika sätt, i produktion, genom kundkontakter eller i din bokföring. Då behöver du först och främst veta vad som räknas som en personuppgift.

All information som direkt, eller indirekt, kan knytas till en idag levande person räknas som personuppgift. Dit räknas alltså sådant som personnummer, namn och adress. Det många inte tänker på är att även ett foto på en person klassas som personuppgift då det idag finns möjligheter att spåra och identifiera en person med en bild på personen.

Vidare räknas den enskilda firmans organisationsnummer som en personuppgift och bilens registreringsnummer om det går att knytas till en person. Firmabilen däremot som är registrerad på företaget och används av anställda är inte en personuppgift.

Tänk också på att en del elektroniska identiteter så som ip-nummet och e-postadresser som kan kopplas till en viss person räknas som personuppgift.

Varför GDPR ersatt PUL

Den tidigare personuppgiftslagen (PuL) trädde i kraft 1998. Syftet med PUL var att ge människor ett skydd mot att deras personliga integritet kränktes när deras personuppgifter behandlades. Den var byggd på gemensamma regler som hade beslutats i EU vilket innebar att övriga länder som igår i EU också har liknande skyddslagar för att underlätta flödet av information inom unionen.

Från och med den 25 maj 2018 ersattes PUL av dataskyddsförordningen, GDPR som helt enkelt är en utveckling och förstärkning av den tidigare personuppgiftslagen. Från att tidigare haft liknande skyddslagar har vi nu en förordning som ska se till att samma regler för personuppgifter och hur dessa hanteras ska gälla i hela EU.  Detta för att främja den fria konkurrensen och göra det enklare för företag att expandera och verka i flera EU-länder.

Det betyder att ett svenskt företag som har, eller planerar att , verka i ett annat EU-land vet att även de ska följa dataskyddsförordningen och ska kunna lita på att uppgifter om deras kunder hanteras på samma sätt. Genom att säkerställa att du ordning på hur dina personuppgifter hanteras är du förberedd för en framtida eventuell expansion.

Ta reda på mer och använd dig av guiden

På Verksamt.se finns en GDPR-guide framtagen tillsammans med Datainspektionen där du som har ett mindre företag kan svara på frågor och få besked om vilka åtgärder du kan behöva ta.

Datainspektionen har på sin webbsida bra information som vänder sig till alla former av företag och föreningar men även dig som privatperson. Där finns även ett flertal informationsfilmer att ta del av.  

Läs datainspektionens information om fördelarna med GDPR för dig som företagare.

Vad gör min redovisningsekonom?

Din redovisningsekonom arbetar bland annat med att analysera bokslut i ditt företag för att där hitta förklaringar till resultaten. Vi ger också rådgivning, kan delta i ditt budgetarbete och utföra del av eller all bokföring. 

Experter på redovisning

Som redovisningsekonomer är vi, som namnet avslöjar, experter på redovisning och arbetar med att bokföra och redovisa de in- och utbetalningar som ditt företag gör. Vi tar fram årsredovisningar, rapporter, deklarerar och kan även upprätthålla kontakten med olika slags myndigheter.

Hur stort ansvar och vilken form av arbetsuppgifter redovisningsekonomen utför varierar förstås en del beroende på företagets storlek och behov. Kanske har ditt företag en egen ekonom, du själv gör en del av arbetet eller så behöver du hjälp av oss med all löpande bokföring, löner, deklarationer och årsredovisningar.

Skillnaden på en redovisningskonsult och en revisor

Många blandar ihop de två yrkesrollerna Redovisningskonsult och Revisor och kallar båda allmänt för revisorn. Men sanningen är den att det är två skilda roller med två helt olika arbetsuppgifter och ändamål.

En auktoriserad redovisningskonsult har en bred kunskap om mycket men kan också välja att specialisera sig på olika tjänster. Affärsrådgivning och konsultation ingår i princip i alla tjänsterna och är därför en bra rådgivare för ditt företag. Du kan jämföra det med en allmänläkare vars kunskaper sträcker sig över många områden.

Revisorns roll däremot är att genomföra en oberoende kontroll av ett redan utfört arbete vilket gör att revisorns möjligheter att ge rådgivning är mer begränsad.

Vi finns här för dig

Vill du veta mer om oss och vad vi kan hjälpa dig med, då kontaktar du oss via tfn 08-545 450 80, formuläret här på webbsidan eller skickar e-post direkt till någon någon av medarbetarna.

Nya regler vid sjukdom

Du vet väl om att nya regler gäller från och med den 1 januari 2019 för ersättning vid sjukdom. Från och med nu ska karensdagen ersättas av ett karensavdrag. Anledningen till att man ändrar reglerna och gör den här förändringen är för att det ska bli mer rättvist och förutsägbart. Framför allt så gynnar det den som arbetar oregelbundna tider då ett karensavdrag blir samma för den försäkrade oavsett när, och vilken dag, sjukfrånvaron inträffar.

Kom ihåg att karensavdraget ska göras från sjuklönen. Ett karensavdrag blir aldrig större än den sjuklön som skulle betalas ut för sjuklöneperioden.

Karensavdrag

Karensavdrag för företagare

Det blir ingen skillnad för dig som har en enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag. Du behåller de antal karensdagar som du själv valt.

Den som har ett aktiebolag räknas som anställd i företaget och då gäller samma regler för dig som för de andra anställda. Du gör ett karensavdrag istället för en karensdag.

En anställd har rätt att få sjuklön från sin arbetsgivare under de första 14 dagarna av en sjukperiod. Sjuklönen utgör 80% av den lön, samt anställningsförmåner, som den anställde skulle ha fått om han eller hon inte blivit sjuk.

Med de tidigare reglerna betalade inte arbetsgivaren ut någon lön för den första sjukdagen (karensdagen). Med med de här nya reglerna där karensdagen ersätts av ett karensavdrag utgår man från den genomsnittliga sjuklönen för sjukperioden och gör ett avdrag på 20%.

Beräkna karensen för anställda

De nya reglerna innebär att du ska beräkna den nya karensen på ett annat sätt än tidigare. Om en anställd blir sjuk behöver du som arbetsgivare säkerställa att du betalar ut rätt sjuklön.

Karensavdraget är 20 procent av sjuklönen och är ett engångsavdrag baserat på en genomsnittlig arbetsvecka. Sjuklönen är 80 procent av den anställdas lön och andra förmåner.

Den som använder sig att ett lönesystem bör ha fått en uppdatering av detta med de nya reglerna. Om inte bör du kontakta din leverantör.

Har du ett kollektivavtal där beräkningen av karensen är inskriven gör beräkningen utifrån bestämmelserna i avtalet.

Avdrag utifrån genomsnittlig arbetstid

Beloppet för karensavdraget baseras på hur mycket den anställda arbetar i genomsnitt en kalendervecka. För personal som har en bestämd sysselsättningsgrad, till exempel på heltid eller deltid, utgår du från det som är överenskommet.

För anställda som har en oregelbunden sysselsättningsgrad behöver du som arbetsgivare göra en bedömning av hur mycket personen skulle ha arbetat en genomsnittlig vecka.

Karensavdraget gäller oavsett dag

Till skillnad från tidigare så blir karensavdraget detsamma oavsett vilken dag, eller när på dagen, den anställda blir sjuk. Om den anställda blir sjuk efter en halv arbetsdag dras halva dagen i karens. Visar det sig att den anställda fortfarande är sjuk nästa dag dras återstående del tills det blir ett helt karensavdrag.

Läs mer om det nya karensavdraget på:

Gott Nytt År!

En julhälsning till dig

Det här gäller för kostförmåner 2019

När du som arbetsgivare betalar måltider för dina anställa uppstår en kostförmån som är skattepliktig. Vilket kostförmånsvärde som gäller bestämmer Skatteverket årligen och därför är det bra om du har koll på det kommande året. Bra att veta är att fri kost är skatte- och avgiftspliktig oavsett om den anställde fått förmånen i Sverige eller under en utlandsresa.

Skatteverkets beräknade kostförmåner

Kostförmånen värderas schablonmässigt och värdet för en hel dag är beräknat för minst tre måltider.

Ibland händer det att den anställde själv betalar för måltiden direkt vid inköpet eller genom nettolöneavdrag, då ska du minska förmånsvärdet med motsvarande belopp.

Om du som arbetsgivare betalar måltiden ska den anställde beskattas för skillnaden mellan det pris som hen betalat för måltiden och schablonvärdet för kostförmån. Samma värde ska ingå i underlaget för skatteavdrag och arbetsgivaravgifter.

Så här ser, och har beloppen sett ut

För inkomståret 2019

  • Helt fri kost (minst tre måltider): 245 kronor per dag
  • Fri lunch eller middag: 98 kronor per dag
  • Fri frukost: 49 kronor per dag

För inkomståret 2018

  • Helt fri kost (minst tre måltider): 235 kronor per dag
  • Fri lunch eller middag: 94 kronor per dag
  • Fri frukost: 47 kronor per dag

För inkomståret 2017

  • Helt fri kost (minst tre måltider): 225 kronor per dag
  • Fri lunch eller middag: 90 kronor per dag
  • Fri frukost: 45 kronor per dag

Skattefria förmåner:

  • FN-personal
  • Hotellfrukost
  • Kost på allmänna transportmedel
  • Lärare, vårdpersonal med flera
  • Representation (intern och extern)

Kort om kostförmåner

Vid extern eller intern representation ska inte någon kostförmån beskattas. Måltider så som till exempel frukost när man flyger och som ingår i priset beskattas inte heller som en förmån.

Tänk på att det skattefria traktamentesbeloppet minskar även om det inte blir någon beskattning på kostförmånen (det här gäller inte måltiden på flyget eller allmänna transportmedel)

Läs gärna mer

Om kostförmåner på Skatteverkets webbplats

Vad gör dig unik?

Ibland gäller det att våga vara unik. Att konkurrera med andra företag kan vara tufft och många gör misstaget att försöka vara billigast eller bäst. Som enmansföretag är billigast inte det bästa alternativet och att vara bäst är i princip omöjligt då det skiljer sig åt från person till person.

Erbjud något unikt

Många nystartade företag går tyvärr i fällan där de lägger alldeles för mycket tid på ett alldeles för brett och spretigt utbud av produkter och tjänster. Bland det viktigaste arbete du kan göra i ditt företag är att rensa ut, smala ner och bli mer unik. Lite som Feng Shui i din affärsplan.

Du som företag och företagare behöver nischa dig, hitta det som gör dig och ditt företag unikt. Genom att erbjuda något som inte alla andra har krymper konkurrensen rejält och du blir proffs på det du gör.

Våga vara unik

Några tips

Här ska du få 5 tips på hur du kan tänka för att bli unik:

  • Ta på dig din kunds skor. Sätt din in i hur dina kunder har det och vilka behov de har. Det kan vara enkla saker som inte kostar dig så mycket men som underlättar din kunds dag.
  • Se dig om där du står. Många gånger missar vi det som finns närmast, så som dina grannar. Kom ihåg att berätta för de företag som ligger i samma område som dig och berätta vad du gör och vad du har att erbjuda. Även om inte den närmaste grannen behöver dina tjänster eller produkter så kan det ge ringar på vattnet.
  • Dela med dig av dina kunskaper. Du har massor av kunskap i ditt företag som andra vill ta del av, var inte rädd för att visa det. Genom att dela med dig av dina kunskaper skapar du en trygghet och visar att du vet vad du pratar om och kan din sak. Står valet mellan dig och en konkurrent har du genast en fördel.
  • Rätta till misstagen direkt. Alla kan göra misstag, det är mänskligt helt enkelt. Visa att du är villig att lösa problemet istället för att prata om vems felet är. Vänta inte på att din kund ska upptäcka att något är fel utan erkänn om det är du som gjort fel och berätta att du kommer att göra allt du kan för att rätta till det.
  • Lär känna dina konkurrenter. Leta upp dina konkurrenter och se vad de gör bra eller mindre bra. Lär dig av deras framgångar och misstag och se till att du är lite bättre. Googla och läs vad andra skriver om dig och om dina konkurrenter. Ibland kan en så enkel sak som att titta på konkurrentens webbsida och se vad som fattas vara det som gör att du står ut då.