Det här gäller för kostförmån år 2020

När du som är arbetsgivare ger dina anställda subventionerad eller fri kost blir det en skattepliktig förmån. Även om den anställde enbart får kostförmånen vid något enstaka tillfälle ska förmånen beskattas. Som enstaka tillfälle räknas när en anställd till exempel är på kurs där lunchen ingår i avgiften för kursen och du som arbetsgivare betalar.

Med kost avses allt som kan ätas och drickas. Med måltid avses i första hand frukost, lunch eller middag. Förmånen uppkommer så snart en anställd har ätit av måltiden.

Det finns undantag förstås

Som alltid så finns det undantag som kan vara bra att känna till när förmånen faktiskt kan vara skattefri.

Så här skriver Skatteverket på sin hemsida:

  • Fri kost kan vara en skattefri förmån till exempel i dessa fall.
  • Hotellfrukost som ingår i priset för övernattning vid tjänsteresa
  • Kost på allmänna transportmedel som ingår i priset för resan
  • Pedagogisk lunch och liknande för lärare, vårdpersonal med flera
  • Representation (intern och extern), som till exempel personalfest
  • FN-personal.

Skatteverkets beräknade kostförmånsvärden

Skatteverket har som varje år beräknat kostförmånsvärdena. Där ser vi att det inte ändrat sig jämfört med 2019 vilket innebär att följande värden även gäller under år 2020:

  • Fri frukost: 49kr
  • Fri lunch/middag: 98kr
  • Helt fri kost: 245kr

Tänk på att förmånsvärdena gäller oavsett om förmånen erhålls i Sverige eller i utlandet.

Räkna av kostförmånsvärdet när den anställde betalar

I de fall där en anställd betalar för måltiden antingen genom nettolöneavdrag eller betalar själv vid köptillfället så ska detta räknas av förmånsvärdet. Skulle det vara så att arbetsgivaren betalar en del av måltiden räknas den som en subventionerad måltid och då ska den anställde förmånsbeskattas upp till schablonvärdet.

Traktamente och kostförmån under tjänsteresa

När en anställd är på tjänsteresa kan traktamentet bli reducerat då kostförmånen måste beskattas.

Det här gäller måltid av normal beskaffenhet

Kostförmånsvärdet gäller en måltid av ”normal beskaffenhet”. Med normal beskaffenhet menar man till exempel dagens rätt på en lunchrestaurang där tillbehör som bröd, smör, sallad och måltidsdryck ingår. Vid en finare trerättersmiddag däremot ska förmånen istället värderas till marknadsvärdet.

Läs mer på Skatteverkets hemsida

Är du osäker på vad som gäller kan du alltid fråga oss eller läsa mer på Skatteverkets hemsida.

Ny lag gällande e-fakturor 1 april

Den 1 april 2019 träder en ny lag gällande e-fakturor i kraft. Lagen gäller alla inköp till offentlig sektor som faktureras med e-faktura. Det här innebär att över 200 000 leverantörer kommer att påverkas. Men enligt en undersökning gjord av SCB väljer småföretag i Sverige andra alternativ.

Kravet för att skicka en e-faktura

Kravet på att skicka e-faktura gäller alla upphandlingar som påbörjas efter den 1 april 2019. Det är även viktigt att e-fakturorna följer den nya europeiska standard som etableras i Sverige under året 2018. PDF-fakturor eller inskannade pappersfakturor lever inte upp till lagkraven.

Skickar ditt företag e-fakturor?

I en undersökning utförd av SCB fann man att över 75 procent av småföretagen inte skickar e-fakturor i dag. I undersökningen visade det sig att många av företagen gör affärer med offentlig sektor. Man fann att var tredje företag med mindre än 50 anställda någon gång under de senaste 90 dagarna fakturerat offentlig sektor och bland dessa har var femte företag använt sig av e-faktura.

På DIGG, Myndigheten för digital förvaltning, kan du som småföretagare läsa mer om hur du säkerställer att du lever upp till kraven.

Läs även mer om lagen på Sveriges Riksdags hemsida

Kom ihåg att betala in momsen

Om du redovisar mervärdesskatt (moms) per månad eller kvartal är det dags att sammanställa den nu och redovisa till Skatteverket senast den 12 februari. Kom ihåg att en momsdeklaration måste alla aktiva företag göra även när det inte finns någon moms att deklarera för månaderna.  

Håll ordning på din bokföring

Se till att du har sparat fakturor och kvitton på alla varor och tjänster som köps in och lägg dessa i din bokföring.

Ingående moms är den moms som följer med de varor och tjänster som du köper in och den moms du själv fakturerar dina kunder bokförs som utgående moms. I de fall där den ingående momsen blir högre än den utgående kommer Skatteverket att betala tillbaka pengar till dig. Är den utgående momsen högre är det förstås du som ska betala in.

Om företaget ska få tillbaka moms

Skatteverket kontrollerar alltid först om pengarna som ska betalas tillbaka istället ska kvittas mot andra skatter innan de gör en utbetalning. Inom några dagar, eller möjligtvis en vecka kommer pengarna in på ditt skattekonto. Tar det längre tid är det troligtvis något som behöver granskas och i de fall Skatteverket behöver information från dig för detta kommer de att höra av sig. Du behöver alltså inte själv göra något.

Det är viktigt att betala i tid

Den moms som ska betalas in till Skatteverket måste finnas på ditt skattekonto senast den 12 februari. Tänk på att din bank kan behöva några dagar på sig för att göra överföringen så att du undviker straffavgifter.

Vill du läsa mer om momsreglerna finns det bra information på Skatteverkets webbplats

Så här fungerar personalliggaren

Den som driver en verksamhet inom restaurang-, frisör-, bygg- eller tvätteribranschen har enligt lag varit skyldig att föra personalliggare sen ett bra tag tillbaka. Nytt från och med den 1 juli 2018 är att detta utvidgades till att även gälla de som verkar inom service av motorfordon, kropps- och skönhetsvård och livsmedels- eller tobaksgrossist.

Vad innebär det att föra en personalliggare?

För den som ska föra personalliggare innebär det att du varje dag antecknar vilka som är verksamma i dina lokaler och när. Det är viktigt att den uppdateras dagligen och att den ligger på ett ställe som är tillgängligt i det fall där Skatteverket gör ett besök.

Reglerna som styr på vilket sätt du ska föra din personalliggare skiljer sig något åt mellan olika branscher, men innehåll och syfte är alltid detsamma. På skatteverkets hemsida kan du läsa vad som gäller för just din bransch.

Enligt lag måste du föra personalliggare om du bedriver verksamhet inom dessa branscher:

  • Restaurang
  • Tvätteri
  • Fordonsservice
  • Kropps- och skönhetsvård
  • Livsmedels- och tobaksgrossist
  • Bygg

Vad ska du anteckna i personalliggaren?

I dina anteckningar ska ditt företagsnamn och personnummer/organisationsnummer tydligt framgå.

Varje verksamhetsdag ska även detta finnas antecknat:

  • För- och efternamn samt personnummer för var och en som är verksam.
  • Vilka tider varje verksam persons arbetspass börjar och slutar. Tänk på att ett arbetspass är en sammanhängande period utan längre ledighet än normala pauser och matraster. Det innebär att en verksam alltså kan arbeta flera arbetspass under samma dag. Du ska anteckna arbetstiden i direkt samband med att den verksamma börjar och slutar.

Det är också viktigt att du för in personal som är oavlönad (t ex praktikanter eller släktingar) eller som du hyrt in från ett bemanningsföretag. Du ska däremot inte föra in till exempel en servicetekniker från ett annat företag som tillfälligt utför ett arbete hos dig.

Har du en enskild näringsverksamhet eller är företagsledare i fåmansföretag eller fåmanshandelsbolag? Då ska du skriva in dig själv och om din make/maka eller dina barn som är under 16 år är arbetar hos dig ska även de in i personalliggaren.

Ibland händer det att det en näringsidkare bedriver flera verksamheter i samma lokaler och där de andra verksamheterna inte har krav på personalliggare. Så kallad blandad verksamhet. Om den verksamhet som kräver personalliggare står för 25% eller mer ska alla som befinner sig i lokalen och utför någon form att verksamhet/arbete antecknas i personalliggaren.

Manuellt eller elektroniskt

Om du för personalliggaren manuellt måste anteckningarna göras i så kallad beständig skrift, det betyder att du måste skriva med en penna som inte går att sudda ut.

En personalliggare kan förstås också föras elektronisk. Kraven för att anteckna elektroniskt är samma som de manuella. I programmet du använder måste det tydligt framgå vem som gjort ändringarna och när. Det ska även vara möjligt att se bakåt i tiden i de fall Skatteverket vill göra det vid en kontroll.

Är inte du på plats kan du låta någon annan föra in uppgifterna i personalliggaren i ditt ställe men det är alltid du som är ansvarig för att det görs på rätt sätt.

Det händer att Skatteverket kommer på besök

Ibland gör Skatteverket besök hos din verksamhet eller byggarbetsplats för att kontrollera att de som arbetar för dig finns antecknade i personalliggaren. Då ska den finnas tillgänglig och är du inte själv på plats ska någon annan kunna visa upp den i ditt ställe.

Under besöker har Skatteverket rätt att kontrollera identiteten hos de som utför arbete i dina lokaler eller på byggarbetsplatsen. Har du inte fört personalliggare, om den inte är tillgänglig eller om den är felaktig, har Skatteverket rätt att ta ut en kontrollavgift

Kontrollavgiften är för närvarande 12 500 kronor plus 2 500 kronor för varje person som inte är upptagen i liggaren men som bedöms vara verksam i rörelsen. I de fall där byggherren inte anmält när byggverksamheten ska påbörjas , eller var den bedrivs, är kontrollavgiften är 25 000 kronor.

Det är Skatteverket som bedömer vilka som är verksamma hos dig, men du har alltid möjligheten att begära omprövning eller överklaga beslutet om kontrollavgift om du tycker att de gjort en felaktig bedömning.

Hur länge ska personalliggaren sparas?

Personalliggaren ska sparas i två år efter utgången av det kalenderår då ditt beskattningsår har gått ut. Beskattningsåret är oftast lika med kalenderår men kan även utgöras av ett räkenskapsår som inte sammanfaller med kalenderåret. Om du har brutet eller förlängt räkenskapsår kan det innebära att du måste spara liggaren längre än tre år efter att du gjort anteckningarna.

Dataskyddsförordningen, GDPR, berör alla

Det är viktigt att du som företagare har koll på vad den dataskyddsförordningen, GDPR, innebär för dig och ditt företag. Alla företag, oavsett storlek, tjänar på att ha ordning på de personuppgifter som företaget samlar in och koll på hur dessa hanteras. Framför allt för att dina anställda, kunder och leverantörer ska känna att de har förtroende för att deras uppgifter hanteras på ett ansvarsfullt sätt.

Vilka personuppgifter samlar du in

Oavsett vilken form av företag du driver så kommer du i kontakt med personuppgifter på olika sätt, i produktion, genom kundkontakter eller i din bokföring. Då behöver du först och främst veta vad som räknas som en personuppgift.

All information som direkt, eller indirekt, kan knytas till en idag levande person räknas som personuppgift. Dit räknas alltså sådant som personnummer, namn och adress. Det många inte tänker på är att även ett foto på en person klassas som personuppgift då det idag finns möjligheter att spåra och identifiera en person med en bild på personen.

Vidare räknas den enskilda firmans organisationsnummer som en personuppgift och bilens registreringsnummer om det går att knytas till en person. Firmabilen däremot som är registrerad på företaget och används av anställda är inte en personuppgift.

Tänk också på att en del elektroniska identiteter så som ip-nummet och e-postadresser som kan kopplas till en viss person räknas som personuppgift.

Varför GDPR ersatt PUL

Den tidigare personuppgiftslagen (PuL) trädde i kraft 1998. Syftet med PUL var att ge människor ett skydd mot att deras personliga integritet kränktes när deras personuppgifter behandlades. Den var byggd på gemensamma regler som hade beslutats i EU vilket innebar att övriga länder som igår i EU också har liknande skyddslagar för att underlätta flödet av information inom unionen.

Från och med den 25 maj 2018 ersattes PUL av dataskyddsförordningen, GDPR som helt enkelt är en utveckling och förstärkning av den tidigare personuppgiftslagen. Från att tidigare haft liknande skyddslagar har vi nu en förordning som ska se till att samma regler för personuppgifter och hur dessa hanteras ska gälla i hela EU.  Detta för att främja den fria konkurrensen och göra det enklare för företag att expandera och verka i flera EU-länder.

Det betyder att ett svenskt företag som har, eller planerar att , verka i ett annat EU-land vet att även de ska följa dataskyddsförordningen och ska kunna lita på att uppgifter om deras kunder hanteras på samma sätt. Genom att säkerställa att du ordning på hur dina personuppgifter hanteras är du förberedd för en framtida eventuell expansion.

Ta reda på mer och använd dig av guiden

På Verksamt.se finns en GDPR-guide framtagen tillsammans med Datainspektionen där du som har ett mindre företag kan svara på frågor och få besked om vilka åtgärder du kan behöva ta.

Datainspektionen har på sin webbsida bra information som vänder sig till alla former av företag och föreningar men även dig som privatperson. Där finns även ett flertal informationsfilmer att ta del av.  

Läs datainspektionens information om fördelarna med GDPR för dig som företagare.

Vad gör min redovisningsekonom?

Din redovisningsekonom arbetar bland annat med att analysera bokslut i ditt företag för att där hitta förklaringar till resultaten. Vi ger också rådgivning, kan delta i ditt budgetarbete och utföra del av eller all bokföring. 

Experter på redovisning

Som redovisningsekonomer är vi, som namnet avslöjar, experter på redovisning och arbetar med att bokföra och redovisa de in- och utbetalningar som ditt företag gör. Vi tar fram årsredovisningar, rapporter, deklarerar och kan även upprätthålla kontakten med olika slags myndigheter.

Hur stort ansvar och vilken form av arbetsuppgifter redovisningsekonomen utför varierar förstås en del beroende på företagets storlek och behov. Kanske har ditt företag en egen ekonom, du själv gör en del av arbetet eller så behöver du hjälp av oss med all löpande bokföring, löner, deklarationer och årsredovisningar.

Skillnaden på en redovisningskonsult och en revisor

Många blandar ihop de två yrkesrollerna Redovisningskonsult och Revisor och kallar båda allmänt för revisorn. Men sanningen är den att det är två skilda roller med två helt olika arbetsuppgifter och ändamål.

En auktoriserad redovisningskonsult har en bred kunskap om mycket men kan också välja att specialisera sig på olika tjänster. Affärsrådgivning och konsultation ingår i princip i alla tjänsterna och är därför en bra rådgivare för ditt företag. Du kan jämföra det med en allmänläkare vars kunskaper sträcker sig över många områden.

Revisorns roll däremot är att genomföra en oberoende kontroll av ett redan utfört arbete vilket gör att revisorns möjligheter att ge rådgivning är mer begränsad.

Vi finns här för dig

Vill du veta mer om oss och vad vi kan hjälpa dig med, då kontaktar du oss via tfn 08-545 450 80, formuläret här på webbsidan eller skickar e-post direkt till någon någon av medarbetarna.

Nya regler vid sjukdom

Du vet väl om att nya regler gäller från och med den 1 januari 2019 för ersättning vid sjukdom. Från och med nu ska karensdagen ersättas av ett karensavdrag. Anledningen till att man ändrar reglerna och gör den här förändringen är för att det ska bli mer rättvist och förutsägbart. Framför allt så gynnar det den som arbetar oregelbundna tider då ett karensavdrag blir samma för den försäkrade oavsett när, och vilken dag, sjukfrånvaron inträffar.

Kom ihåg att karensavdraget ska göras från sjuklönen. Ett karensavdrag blir aldrig större än den sjuklön som skulle betalas ut för sjuklöneperioden.

Karensavdrag

Karensavdrag för företagare

Det blir ingen skillnad för dig som har en enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag. Du behåller de antal karensdagar som du själv valt.

Den som har ett aktiebolag räknas som anställd i företaget och då gäller samma regler för dig som för de andra anställda. Du gör ett karensavdrag istället för en karensdag.

En anställd har rätt att få sjuklön från sin arbetsgivare under de första 14 dagarna av en sjukperiod. Sjuklönen utgör 80% av den lön, samt anställningsförmåner, som den anställde skulle ha fått om han eller hon inte blivit sjuk.

Med de tidigare reglerna betalade inte arbetsgivaren ut någon lön för den första sjukdagen (karensdagen). Med med de här nya reglerna där karensdagen ersätts av ett karensavdrag utgår man från den genomsnittliga sjuklönen för sjukperioden och gör ett avdrag på 20%.

Beräkna karensen för anställda

De nya reglerna innebär att du ska beräkna den nya karensen på ett annat sätt än tidigare. Om en anställd blir sjuk behöver du som arbetsgivare säkerställa att du betalar ut rätt sjuklön.

Karensavdraget är 20 procent av sjuklönen och är ett engångsavdrag baserat på en genomsnittlig arbetsvecka. Sjuklönen är 80 procent av den anställdas lön och andra förmåner.

Den som använder sig att ett lönesystem bör ha fått en uppdatering av detta med de nya reglerna. Om inte bör du kontakta din leverantör.

Har du ett kollektivavtal där beräkningen av karensen är inskriven gör beräkningen utifrån bestämmelserna i avtalet.

Avdrag utifrån genomsnittlig arbetstid

Beloppet för karensavdraget baseras på hur mycket den anställda arbetar i genomsnitt en kalendervecka. För personal som har en bestämd sysselsättningsgrad, till exempel på heltid eller deltid, utgår du från det som är överenskommet.

För anställda som har en oregelbunden sysselsättningsgrad behöver du som arbetsgivare göra en bedömning av hur mycket personen skulle ha arbetat en genomsnittlig vecka.

Karensavdraget gäller oavsett dag

Till skillnad från tidigare så blir karensavdraget detsamma oavsett vilken dag, eller när på dagen, den anställda blir sjuk. Om den anställda blir sjuk efter en halv arbetsdag dras halva dagen i karens. Visar det sig att den anställda fortfarande är sjuk nästa dag dras återstående del tills det blir ett helt karensavdrag.

Läs mer om det nya karensavdraget på:

Gott Nytt År!

En julhälsning till dig