Så här fungerar personalliggaren

Den som driver en verksamhet inom restaurang-, frisör-, bygg- eller tvätteribranschen har enligt lag varit skyldig att föra personalliggare sen ett bra tag tillbaka. Nytt från och med den 1 juli 2018 är att detta utvidgades till att även gälla de som verkar inom service av motorfordon, kropps- och skönhetsvård och livsmedels- eller tobaksgrossist.

Vad innebär det att föra en personalliggare?

För den som ska föra personalliggare innebär det att du varje dag antecknar vilka som är verksamma i dina lokaler och när. Det är viktigt att den uppdateras dagligen och att den ligger på ett ställe som är tillgängligt i det fall där Skatteverket gör ett besök.

Reglerna som styr på vilket sätt du ska föra din personalliggare skiljer sig något åt mellan olika branscher, men innehåll och syfte är alltid detsamma. På skatteverkets hemsida kan du läsa vad som gäller för just din bransch.

Enligt lag måste du föra personalliggare om du bedriver verksamhet inom dessa branscher:

• Restaurang
• Tvätteri
• Fordonsservice
• Kropps- och skönhetsvård
• Livsmedels- och tobaksgrossist
• Bygg

Vad ska du anteckna i personalliggaren?

I dina anteckningar ska ditt företagsnamn och personnummer/organisationsnummer tydligt framgå.

Varje verksamhetsdag ska även detta finnas antecknat:

• För- och efternamn samt personnummer för var och en som är verksam.
• Vilka tider varje verksam persons arbetspass börjar och slutar. Tänk på att ett arbetspass är en sammanhängande period utan längre ledighet än normala pauser och matraster. Det innebär att en verksam alltså kan arbeta flera arbetspass under samma dag. Du ska anteckna arbetstiden i direkt samband med att den verksamma börjar och slutar.

Det är också viktigt att du för in personal som är oavlönad (t ex praktikanter eller släktingar) eller som du hyrt in från ett bemanningsföretag. Du ska däremot inte föra in till exempel en servicetekniker från ett annat företag som tillfälligt utför ett arbete hos dig.

Har du en enskild näringsverksamhet eller är företagsledare i fåmansföretag eller fåmanshandelsbolag? Då ska du skriva in dig själv och om din make/maka eller dina barn som är under 16 år är arbetar hos dig ska även de in i personalliggaren.

Ibland händer det att det en näringsidkare bedriver flera verksamheter i samma lokaler och där de andra verksamheterna inte har krav på personalliggare. Så kallad blandad verksamhet. Om den verksamhet som kräver personalliggare står för 25% eller mer ska alla som befinner sig i lokalen och utför någon form att verksamhet/arbete antecknas i personalliggaren.

Manuellt eller elektroniskt

Om du för personalliggaren manuellt måste anteckningarna göras i så kallad beständig skrift, det betyder att du måste skriva med en penna som inte går att sudda ut.

En personalliggare kan förstås också föras elektronisk. Kraven för att anteckna elektroniskt är samma som de manuella. I programmet du använder måste det tydligt framgå vem som gjort ändringarna och när. Det ska även vara möjligt att se bakåt i tiden i de fall Skatteverket vill göra det vid en kontroll.

Är inte du på plats kan du låta någon annan föra in uppgifterna i personalliggaren i ditt ställe men det är alltid du som är ansvarig för att det görs på rätt sätt.

Det händer att Skatteverket kommer på besök

Ibland gör Skatteverket besök hos din verksamhet eller byggarbetsplats för att kontrollera att de som arbetar för dig finns antecknade i personalliggaren. Då ska den finnas tillgänglig och är du inte själv på plats ska någon annan kunna visa upp den i ditt ställe.

Under besöker har Skatteverket rätt att kontrollera identiteten hos de som utför arbete i dina lokaler eller på byggarbetsplatsen. Har du inte fört personalliggare, om den inte är tillgänglig eller om den är felaktig, har Skatteverket rätt att ta ut en kontrollavgift

Kontrollavgiften är för närvarande 12 500 kronor plus 2 500 kronor för varje person som inte är upptagen i liggaren men som bedöms vara verksam i rörelsen. I de fall där byggherren inte anmält när byggverksamheten ska påbörjas , eller var den bedrivs, är kontrollavgiften är 25 000 kronor.

Det är Skatteverket som bedömer vilka som är verksamma hos dig, men du har alltid möjligheten att begära omprövning eller överklaga beslutet om kontrollavgift om du tycker att de gjort en felaktig bedömning.

Hur länge ska personalliggaren sparas?

Personalliggaren ska sparas i två år efter utgången av det kalenderår då ditt beskattningsår har gått ut. Beskattningsåret är oftast lika med kalenderår men kan även utgöras av ett räkenskapsår som inte sammanfaller med kalenderåret. Om du har brutet eller förlängt räkenskapsår kan det innebära att du måste spara liggaren längre än tre år efter att du gjort anteckningarna.